秘密金庫ポータブルWP/EX

秘密金庫HDDポータブル 経理部・総務部のみなさんマイナンバー収集をどうしますか?

秘密金庫ポータブルなら、こんな運用でマイナンバーを収集できます

マイナンバー運用イメージ

マイナンバー収集と管理を行うにあたり

※マイナンバーの収集と本人確認に悩んでいる。また、収集されたデータを厳重に管理したい。 例:正社員が少なく、非正社員(アルバイト、パート)が多い会社のマイナンバー管理責任者の収集と管理の手順
<収集の悩み>
地方店舗が多く、非正社員(パート、アルバイト)の比重が高い
解決策
どこで収集するのか? 店舗内で収集するのが望ましい(現地、現場での収集)
本人確認をどうすれば良いのか? 組織的マイナンバー管理を強化する為、現場、現地内にマイナンバー管理従事者を任命する。そのマイナンバー管理従事者により本人確認が行える。
(本人確認の書類は不要)
本人、その扶養者のマイナンバーの収集をどのようにするか? 秘密金庫ポータブル内にマイナンバー申請データを格納して、本人による書き込み。
注)例として健康保険被扶養者(異動)届のエクセルデータを利用。これにより本人、扶養家族のマイナンバーを収集することができる。
流動的になりやすい非正社員(パート、アルバイト)の収集をどうするか? 現場、現地でのマイナンバー管理従事者により本人確認を行い、その場で申請データに書き込みを行う。
マイナンバー使用同意書も収集したい。 マイナンバー管理従事者による本人確認の際、マイナンバー使用用途の明確性を説明。その上で、本人に「マイナンバー使用同意書(紙)」に署名、捺印をしていただき、収集する。
(同意書にはマインナンバー記載は必要ありません)
社会保険、税金関係の事務は外部にお願いしているデータの受け渡しをどのようにすればよいか? 企業のマイナンバー安全管理措置に基づき委託契約を結び、必要に応じてマイナンバーの提供を行ってください。
データ受け渡しツールとして秘密金庫HIDEをお勧めします。

外国籍のアルバイトが多く、本人確認と 同時に確認資料も収集したい。 複合機とアプリケーションを利用した 収集をご検討ください。 詳しくは弊社「秘密金庫ポータブル EX PRO」をご覧ください。

マイナンバー(データ)管理のみを行うにあたり 【マイナンバー管理責任者の悩みと解決策】

収集されたマイナンバー資料(紙)をデータ保存したい。 資料(紙)をスキャンして秘密金庫スタンドアローンにデータ保存
小規模運営にもマイナンバーの安全管理措置は必要か? 企業規模に関係なくマイナンバー安全管理措置を講じる必要があります。
秘密金庫HDDスタンドアローン版の詳細はこちら

【マイナンバー管理者の悩みを解決する 秘密金庫マイナンバーシリーズ】

秘密金庫マイナンバーシリーズの基本的セキュリティ
・WindowsOSから乖離した領域にMicrosoft OfficeのPDF自動変換機能を使用してローカルに取り出すことなくPDFファイルとして保存(保管)します。
 それによりウィルスによるデータ消失・改ざんを防ぎます。
・秘密金庫マイナンバーシリーズは、管理PCとの固有情報認証により紐付けされており、他PCでは認識されません。
注)固有情報は、各PCが持つシリアルナンバー・CPU・BIOS・Windowsバージョン 等の情報です。(一つでも情報が違えば認識されません。)
注)収集用PCでは、固有情報認証は行っておりません
・秘密金庫HDDマイナンバーファイル共有使用時においては、PDF閲覧のみになります。(共有クライアント側にはアプリが必要。印刷、保存は不可)


【秘密金庫マイナンバシリーズ以外の製品ご案内】
弊社におきましては、秘密金庫マイナンバシリーズ以外に様々な製品をご提供しております。
(例)
・会計データ(帳票)、他データの保管(ローカルからの出し入れ可能)
 >>【製品例】秘密金庫HDDスタンドアローン版
・会計データ(帳票)、他データのバックアップ(自動転送方式)
 >>【製品例】秘密金庫HDDスタンドアローン版
・PDF変換なしで秘密金庫ポータブルでデータを収集したい。
 >>【製品例】秘密金庫ポータブルDATACARRY
注)他の秘密金庫シリーズ製品とは併用できません。

様々な用途に秘密金庫製品をご提供が可能です。お問い合わせはこちら


マイナンバー関連製品 製品仕様

商品名 型番 容量 付属ソフト 価格
秘密金庫ポータブルWP
SHS-001PTWP 1TB
(ライトプロテクト領域
       200GB
 秘密金庫領域
       800GB)
秘密金庫Explorer(セットアップ付き)
ライトプロテクトDropSave
秘密金庫DropSave
オープン
秘密金庫ポータブルEX
SHS-001PTEX 秘密金庫Explorer(セットアップ付き)
ライトプロテクトDropSave
秘密金庫DropSave
ローカルディスク取り出しツール
秘密金庫ポータブルEXPRO
SHS-001EX2 秘密金庫Explorer(セットアップ付き)
ライトプロテクトDropSave
秘密金庫DropSave
自動転送ツール
ローカルディスク取り出しツール

マイナンバー関連オプション品 製品仕様

商品名 型番 容量 付属ソフト 価格
秘密金庫HDDマイナンバー
ファイル共有
SHS-105RDMY 1TB
秘密金庫マイナンバークライアントアプリ オープン
秘密金庫HDDマイナンバー
RAID版ファイル共有
SHS-005RADMY 秘密金庫マイナンバークライアントアプリ
秘密金庫HDDマイナンバー
RAID版交換用HDD
SHS-005RADBAC なし
注)秘密金庫マイナンバーファイル共有/RAID版ファイル共有は、秘密金庫ポータブルEX/WPの
  追加ドライブとしての運用となります。単独での運用はできませんのでご注意ください。

マイナンバー関連製品 システム詳細

商品名 型番 用途 製品特長 対応OS
秘密金庫ポータブルWP
SHS-001PTWP 収集
閲覧専用
データ収集のみ
データ保管は外付けHDDを使用
外付けHDDとの一体型(閲覧専用)

※データの取り出しはできません
Windows
7/8/8.1/10

秘密金庫ポータブルEX
SHS-001PTEX 収集
保存
データ取り出し
収集、保存、データ取り出しができる
マルチタイプ
データ提供ができる秘密金庫HIDEと
の連携も可
外付けHDDにもEXにも保存ができる
(両製品共に)
秘密金庫ポータブルEXPRO
SHS-001EX2 収集
自動転送収集
保存
データ取り出し
秘密金庫ポータブルEXのマルチ機能に
プラスして自動転送機能を付加。
様々な収集の利用シーンに対して
分散収集を可能にする

マイナンバー関連オプション品 システム詳細

商品名 型番 用途 製品特長 対応OS
秘密金庫HDDマイナンバー
ファイル共有
SHS-105RDMY データ保管 収集されたデータを保管。EXと組み
合わせれば共有バックアップの代わり
にもなる。
検索機能も付加されており、多量データ
の検索に対応。
クライアントPC5台までファイル共有可能
但し、閲覧専用
(印刷/データ取り出し不可)
Windows
7/8/8.1/10

秘密金庫HDDマイナンバー
RAID版ファイル共有
SHS-005RADMY データ保管 RAIDタイプ
収集されたデータを保管。EXと組み
合わせれば共有バックアップの代わり
にもなる。
検索機能も付加されており、多量データ
の検索に対応。
クライアントPC5台までファイル共有可能
但し、閲覧専用
(印刷/データ取り出し不可)
秘密金庫HDDマイナンバー
RAID版交換用HDD
SHS-005RADBAC 交換用HDD SHS-005RADMYの交換用HDD
注)秘密金庫マイナンバーファイル共有/RAID版ファイル共有は、秘密金庫ポータブルEX/WPの
  追加ドライブとしての運用となります。単独での運用はできませんのでご注意ください。

【秘密金庫ポータブルシリーズの製品詳細と基本運用図】

運用の手順は動画でご案内しております。

1)秘密金庫ポータブルEXの収集と管理の基本運用図

【秘密金庫ポータブルEX製品特長】
秘密金庫ポータブルEX1台で収集から保存(PDFファイル)が可能なマルチタイプ仕様になっています。
注)管理PCのPDF変換機能によりPDFファイルとして保存(Microsoft Office2010以上が必須)
又、取り出しツールを付属しており、PDF自動変換前の収集データ(エクセル) や変換保管後の収集データ(PDFファイル)を取り出すことが可能です。
秘密金庫ポータブル内に保存された収集データの削除も可能になっており、アプリ操作時の全ての履歴も取得することができます。
【基本運用図】
(運用環境)
Ⅰ.管理用PCと収集用PCに分けて運用を行う
  秘密金庫ポータブルEXを収集用PCに設定して持ち出し先での運用を図る

Ⅱ.管理と収集を1台のPCで運用を行う
  管理用PCにインストールされる収集用アプリで収集する。
【運用のポイント】
・収集データは管理PCのみ見ることが可能
・秘密金庫ポータブルEXと管理PCは紐付けされます。
 (PC側の固有情報を読み取ります。)

2)秘密金庫ポータブルEX+外付けHDD  (秘密金庫HDDマイナンバーファイル共有)運用図

【製品特長】
秘密金庫ポータブルEX(複数台可)で収集されたマイナンバーデータを追加セットアップされた外付け秘密金庫HDDに保管が可能になります。
注)外付け秘密金庫HDDは秘密金庫ポータブルEXのセットアップが完了後、管理PCに追加セットアップを行ってください。
 (その際、必ず秘密金庫ポータブルEXは取り外してください。)
注)外付け秘密金庫HDDは追加セットアップが完了した段階で、管理PCと1対1に紐付けされます。
注)外付け秘密金庫HDDに保管されるデータは、管理PCでPDFに自動的に変換されて保管します。
 (PDF変換を行うには管理PCにMicrosoft Office2010以上が必要です。)
注)外付けHDDのみでの単独運用はできません。必ずポータブルとセットでご使用ください。

保管されたデータ(PDFデータ)は、取り出しができません。(閲覧のみ可)
(収集されたデータの取り出しは、秘密金庫ポータブルEXから取り出し可)

外付け秘密金庫HDDを使用するにあたり、以下の利点があります。
・複数台の秘密金庫ポータブルEXで収集したマイナンバデータを一括管理を行うことが可能。
 検索機能によりファイル検索が可能。
・秘密金庫ポータブルEX自体の保存と外つけ秘密金庫HDDにも保管が可能
(バックアップ代わりの使用)
注)退職者等が起きた場合、速やかに退職者等のマイナンバーデータの削除を求められています。
  秘密金庫はポータブルEXも外付け秘密金庫HDDも削除が可能になっています。

マイナンバファイル共有について
・管理PCにファイル共有ホストアプリのインストールを行い、クライアントPC(事務取扱者PC)に
 クライアントアプリのインストールを行えば、外付け秘密金庫HDDのデータの読み出しができます。
(クライアントライセンス5台付)
 但し、印刷・保存は不可(閲覧専用)
注)ファイル共有の使用は、ファイル共有ホストをインストールをすることにより使用が可能
  になります。使用しない場合はインストールをしないでください。


(運用環境)
  管理用PCと収集用PCを分けて行う
  秘密金庫ポータブルEXを収集用PCに設定して持ち出し先での運用を図る
  管理責任者以外に、事務取扱者2名を設定

【運用のポイント】

・収集データは管理者PCのみ見ることが可能
・データの保存は秘密金庫ポータブル/秘密金庫外付けHDDの両方に可
・事務取り扱いPCには閲覧のみ可能なクライアントアプリが必要
・管理者PCと秘密金庫外付けHDDはドライバ認証により1対1
・外付けHDDへ保管されたデータは検索機能が使用可、削除も可

【手順詳細】秘密金庫ポータブルEXの収集と保管の手順

1.マイナンバー管理責任者による収集用秘密金庫ポータブルの準備

①秘密金庫ポータブルを管理PCにセットアップ
②秘密金庫ポータブル内のライトプロテクト領域にひな形データを書き込む
  【運用のポイント】 なぜライトプロテクトなのか
・同一ファイル名での上書き保存を禁止するため
・ウィルス感染を防止するため

2.店舗側での収集

収集用PCに秘密金庫ポータブルをセットアップします。

3.マイナンバー管理責任者による収集データの保存と取り出し

<データ保存>

4.マイナンバー管理者による収集確認と保管

(秘密金庫ポータブルから秘密金庫外付けHDDへの保管)
 

秘密金庫EX/EXPRO提案事例:多店舗でのマイナンバ収集と管理例




3)秘密金庫ポータブルEXPROの収集と管理の基本運用図

【製品特長】
秘密金庫ポータブルEXの基本仕様に自動転送機能を付加した製品になっています。
複合機、スキャナーで収集したデータ【PDFファイル】をPCの指定フォルダーから自動的に秘密金庫
ポータブル(秘密金庫領域)に保存します。
又、別に申請データを使用することで、分散収集が可能になり、他のシステムとの連携の際も便利な
収集が可能になります。
【安全運用管理】
・秘密金庫ポータブル(収集データ)は、管理PCのみ閲覧、データ取り出しが可能
・収集手順①:指定フォルダより自動転送機能により秘密金庫領域に保存(保存後元ファイル自動削除)
・収集手順②:記入された申請データをドラッグ&ドロップにより秘密金庫領域に保存
      (保存後元ファイル自動削除)
・アプリ操作時のすべての履歴を取得
【収集手順】 秘密金庫マイナンバーEX PROのマニュアルはこちら

4)秘密金庫ポータブルWPによる収集と管理の基本運用図

【製品特長】
収集専用用途、収集データを秘密金庫外付けHDD(秘密金庫HDDマイナンバファイル共有)に保管する一体型。(閲覧専用システム)
秘密金庫外付けHDDに保管される際はPDF自動変換機能によりPDFファイルとして保管され、PDF閲覧のみ可能で、データの取り出しはできません。
秘密金庫外付けHDDにデータ保管後ポータブルWPの元ファイルの自動削除が可能。秘密金庫外付けHDDに保管されたデータは管理PCによる検索・削除が可能です。又、アプリ操作時のすべての履歴を取得できます。

WP/EXについてのFAQ(よくあるご質問)

Q1:PCが故障した際の対応
A1:弊社より新PCとセットアップができる、再セットアップツールCDを無償送付。
  今までのデータをそのまま運用が可能です。

Q2:HDDの故障の場合
A2:HDD保証規定に基づき対応。データ復旧につきましてはご相談ください。

Q3:OSのバージョンアップに関して
A3:OSのバージョンアップに関してはクリーンインストールを行ってください。
  ※Windows10 Insider Previewでの動作確認済

Q4:バックアップについて
A4:弊社推奨として、
  秘密金庫ポータブルEX(PDFファイルとして保存)
  秘密金庫HDDマイナンバーRAID版【ファイル共有】(PDFファイルとして保管)
  上記2製品を使用することにより両製品で保存、保管が可能になっています。

Q5:マニュアルのダウンロード
A5:こちらからダウンロードできます。
  >>秘密金庫マイナンバーポータブルマニュアル(WP/EX共通)
  >>秘密金庫マイナンバーポータブルマニュアル(EXPRO)
  >>秘密金庫マイナンバーポータブルセットアップガイド

Q6:HDDが壊れて交換した場合、新しいHDDはどのようにして使う?
A6:管理PCにて追加のセットアップを行ってください。

Q7:セットアップ時に秘密金庫がうまく認識しません。
A7:タブレットやSurface等で運用する場合、USBポートから十分な電力が供給されず、
  HDDが認識できないことがあります。
  その場合は、外部電源を使用してHDDに電源を供給して下さい。
  (推奨:アイオーデータ製 USB-ACADP5

Q8:秘密金庫が急に認識しなくなりました。
A8:マイコンピュータにてDVD-ROM領域とライトプロテクト領域が表示されているかどうか確認して下さい。
  表示されない場合の対処方法はCD-ROM内のマニュアルを参照して下さい。
  注意)マニュアルに記載のないツールは、絶対に使用しないで下さい。

Q9:秘密金庫マイナンバーファイル共有の単独での運用はできますか。
A9:運用できません。
  秘密金庫マイナンバーポータブル(WP/EX/EXPRO)と併用での運用となります。
  外付けタイプ単独での運用をご希望の場合は秘密金庫HDDスタンドアローンをおすすめいたします。

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